دفاتر العيادة التي يحتاجها محاسبك للضريبة والزكاة

صاحب العيادة يرى المال يومياً في الصندوق وفي كشف البنك، لكن الجهات التي تحاسبه لا تنظر إلى الصندوق. هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تسأل عن الفواتير التي صدرت والضريبة التي فيها، وعن المصروفات التي دفعت عليها العيادة ضريبة تريد استردادها، ثم في آخر السنة عن ميزانية تُحسب منها الزكاة. والمحاسب هو من يجيب عن هذه الأسئلة، لكنه لا يجيب إلا بما سجّلته العيادة.

وأغلب ما يتعب المحاسب في العيادات ليس صعوبة الحساب، بل نقص السجل: فاتورة عُدّلت بدل أن يصدر بها إشعار دائن، ومصروف دُفع نقداً دون فاتورة من المورد، ودفعة بطاقة لا يُعرف على أي فاتورة سُجّلت. هذا الدليل يرتّب ما يجب أن يُحفظ، ثم يشرح لماذا تختلف الأرقام بين الأساس النقدي وأساس الاستحقاق، ثم يضع روتيناً لآخر الشهر وآخر السنة، وأخيراً ما يصح أن يراه المحاسب من النظام وما لا يصح.

السجلات التي يجب أن تكون جاهزة دائماً

الفاتورة الصادرة لا تُعدَّل ولا تُحذف؛ تُصحَّح بإشعار دائن أو مدين يشير إليها، كما يشرح دليل الإشعارات الدائنة والمدينة. وفي السعودية تمر الفواتير والإشعارات أصلاً بمتطلبات الفوترة الإلكترونية، فالسجل الذي يحتاجه المحاسب هو نفسه السجل الذي تطلبه الهيئة. أما مدة الحفظ: فسجلات ضريبة القيمة المضافة تُحفظ ست سنوات على الأقل، وأطول للأصول الرأسمالية، ونظام الدفاتر التجارية يُلزم التاجر والشركة بحفظ الدفاتر والمستندات المؤيدة لها عشر سنوات على الأقل — فاحسب على عشر سنوات، وتأكد من المدة التي تنطبق على عيادتك مع محاسبك.

الأساس النقدي وأساس الاستحقاق: لماذا لا يتطابق الرقمان

الأساس النقدي يسأل: كم دخل من المال في هذه الفترة؟ وأساس الاستحقاق يسأل: كم استحقت العيادة عن خدمات قدّمتها في هذه الفترة، دُفعت أو لم تُدفع؟ في عيادة يدفع كل مرضاها نقداً عند الخروج يكاد الرقمان يتطابقان. أما حين تتعامل العيادة مع شركات التأمين، فالفرق كبير ودائم، لأن الشركة تدفع بعد أسابيع أو أشهر من الزيارة. مثال لشهر مارس:

كلا الرقمين صحيح، لكنهما يجيبان عن سؤالين مختلفين. الأساس النقدي يخبرك هل تستطيع دفع الرواتب والإيجار. وأساس الاستحقاق هو ما تُبنى عليه القوائم المالية في الغالب، وهو أقرب إلى ما يطلبه إقرار ضريبة القيمة المضافة: فالضريبة تستحق بحسب القاعدة العامة عند أسبق الأحداث الثلاثة، تقديم الخدمة أو إصدار الفاتورة أو استلام المبلغ، لا عند وصول تحويل شركة التأمين. ولهذا يحتاج المحاسب الفواتير والإشعارات الصادرة في الفترة، لا كشف المحصّل وحده.

إقرار ضريبة القيمة المضافة للعيادة

النسبة الأساسية 15%. والعيادة التي تتجاوز توريداتها السنوية 40 مليون ريال تقدّم إقرارها شهرياً، ومن دون ذلك ربع سنوياً، والموعد آخر يوم من الشهر التالي لنهاية الفترة؛ فإقرار الربع الثاني من 2026 مثلاً كان موعده 31 يوليو. وغرامة التأخر في التقديم بين 5% و25% من الضريبة الواجب الإقرار بها. وفي العيادات خصوصية يجب أن ينتبه لها المحاسب: الخدمات الصحية الخاصة للمواطنين تصدر فواتيرها بلا ضريبة لأن الدولة تتحملها، كما في دليل إعفاء المواطن من ضريبة القيمة المضافة، فلا يصح أن يقدّر المحاسب الضريبة من الإيراد بضربه في 15%. والمطلوب منه في كل فترة:

• المبيعات حسب نسبة الضريبة: ما خضع لـ15%، وما صدر بنسبة صفر للمواطنين، كلٌّ في خانته.
• الإشعارات الدائنة والمدينة الصادرة في الفترة، منفصلة عن الفواتير، لأنها تعدّل ضريبة الفترة التي صدرت فيها.
• ضريبة المدخلات على المصروفات التي تحمل فاتورة ضريبية من مورد مسجّل، مع رقم تلك الفاتورة.
• مطابقة بين الإقرار والدفاتر: مجموع الفواتير في النظام يساوي ما في الإقرار، وأي فرق له تفسير مكتوب.

الزكاة وضريبة الدخل: من يدفع ماذا

تخضع حصة الملّاك السعوديين ومواطني دول الخليج في العيادة للزكاة، وتخضع حصة الملّاك غير السعوديين لضريبة الدخل بنسبة 20% من الربح الخاضع للضريبة. فعيادة يملكها طبيب سعودي وحده تدفع الزكاة، وعيادة فيها شريك أجنبي بنسبة 30% تدفع زكاة على 70% من الوعاء وضريبة دخل على 30% من الربح. وكلا الإقرارين يُقدَّم خلال 120 يوماً من نهاية السنة المالية، أي في آخر أبريل لعيادة تنتهي سنتها في 31 ديسمبر.

والزكاة لا تُحسب من إيراد الشهر ولا من ربح السنة وحده. نسبتها 2.5% من الوعاء الزكوي للسنة الهجرية، وأعلى قليلاً للسنة الميلادية (نحو 2.578%، أي 2.5% مضروبة في 365 على 354)، والوعاء نفسه يُبنى من ميزانية آخر السنة: بنود تُضاف وبنود تُحسم كما تحددها لائحة الزكاة. معنى ذلك أن المحاسب يحتاج أكثر من أرقام العيادة التشغيلية: الأصول كالأجهزة والتجهيزات، والقروض، ورأس المال، والأرباح المبقاة. ودفاتر العيادة اليومية تعطيه جزءاً مهماً من هذه الصورة، لكنها ليست الميزانية.

المصروفات وضريبة المدخلات

كل مصروف يُسجَّل في يومه ببنده ومورده ورقم فاتورته وطريقة دفعه، والمبلغ شاملاً الضريبة ومنه الضريبة. والضريبة التي دفعتها العيادة على مشترياتها لا تُسترد إلا بفاتورة ضريبية صحيحة من مورد مسجّل، فالإيصال اليدوي من محل لا يحمل رقماً ضريبياً مصروف بلا ضريبة مدخلات. والإيجار والرواتب والمستلزمات والأجهزة كلها في بنود منفصلة، لأن الجهاز الذي يُشترى بمئة ألف ليس مصروف شهر بل أصل يستهلكه المحاسب على سنوات. ودفع المصروفات الصغيرة من صندوق الإيراد يكسر إقفاله، والأسلم صندوق نثريات مستقل كما في دليل إغلاق الصندوق اليومي.

روتين آخر الشهر

روتين آخر السنة

• أقفل السنة على تاريخ واحد يتفق عليه المالك والمحاسب، ولا تُصدر بعده فاتورة بتاريخ السنة المنتهية.
• جرد المخزون والأجهزة: ما في المستودع، وما اشتُري من أجهزة خلال السنة بفواتيره، لأنه يدخل في الميزانية التي يُبنى منها الوعاء.
• ذمم التأمين القديمة: ما تجاوز تسعين يوماً يُراجَع، وما لا يُرجى تحصيله يقرّر فيه المحاسب.
• ملفات السنة كاملة، مع كشوف البنك والقروض وعقود الإيجار، قبل مهلة الإقرار بوقت كافٍ لا في أسبوعها الأخير.

ما يصح أن يراه المحاسب في نظام العيادة

• يرى المال كله: الفواتير والإشعارات والمدفوعات والمصروفات والإقفالات والذمم.
• ويصحّح الفاتورة بإشعار ولا يحذفها، ويسجّل التحويل البنكي الذي وصل متأخراً.
• ولا يعكس دفعة ولا يعيد فتح صندوق: من يراجع الصندوق لا يُخرج منه المال دون رقيب.
• ولا يرى الملف الطبي: الزيارات والوصفات والنتائج ليست من عمل المحاسب، وحمايتها واجب على العيادة.

والقاعدة العامة أن يُعطى كل شخص ما يحتاجه عمله ولا شيء غيره، كما يشرح دليل الأدوار والصلاحيات في العيادة. والمحاسب الخارجي الذي يعمل لعدة عيادات أولى بهذه القاعدة من موظف الاستقبال.

كيف يتعامل «عيادتك» مع دفاتر العيادة

في «عيادتك» يضيف مالك العيادة موظفاً بدور «محاسب» من الإعدادات ← الفريق والصلاحيات ← الموظفون، والمالك وحده من يعيّنه أو يغيّر دوره أو يزيله؛ المدير لا يستطيع. يرى المحاسب الفواتير ويُصدرها ويصحّحها ويلغيها بإشعار دائن، ولكل من الإشعارات الدائنة والمدينة تسلسلها الخاص مرتبطاً بفاتورته، ويسجّل الدفعات، ويرى بيانات المرضى اللازمة للفوترة ومطالبات التأمين. ولا يرى سجلات الزيارات ولا الوصفات ولا النتائج ولا المستندات ولا التاريخ الطبي، ولا يعكس دفعة، ولا يغيّر نسبة عمولة طبيب، ولا يعيد فتح إقفال صندوق، ولا يدير الموظفين أو النسخ الاحتياطي، ولا من الإعدادات إلا إعدادات الضريبة والزكاة في صفحة إعداداته. ويسجّل المصروفات ويلغيها بسبب مكتوب لا بالحذف: التاريخ، والبند (إيجار، رواتب، مستلزمات، كهرباء وماء واتصالات، تسويق، صيانة، أجهزة ومعدات، رسوم واشتراكات، أخرى)، والمبلغ شاملاً الضريبة ومنه الضريبة، وطريقة الدفع، والمورد، ورقم الفاتورة أو الإيصال.

ومن الفواتير ← «المالية» يرى المحاسب لأي فترة المحصّل والمصروفات والصافي وضريبة المشتريات، والشاشة تقول ما تعرضه: «على أساس النقد: ما حُصّل ناقص المسترد، مقابل المصروفات المسجلة. المبالغ شاملة الضريبة، وضريبة المشتريات معروضة لمحاسبك». والزيارة المسوّاة من باقة مدفوعة لا تُحسب مالاً جديداً. وفي التقارير تقرير النقد اليومي حسب طريقة الدفع وحسب الموظف وتحويلات شركات التأمين في سطر خاص، وقائمة الذمم المفتوحة حسب عمرها، وفواتير شركات التأمين تُتابَع معها لا مع المريض. وفي «المالية» أيضاً أرقام إقرار ضريبة القيمة المضافة لكل فئة من الفواتير الصادرة والإشعارات الدائنة، والربح قبل الضريبة لكل فرع، ومخصص تقديري للزكاة وضريبة الدخل بالنسب التي تضبطها العيادة. ويصدّر المحاسب من صفحة إعداداته — والمالك من الإعدادات ← البيانات — ملفات الفواتير والمدفوعات والإشعارات الدائنة والمصروفات بصيغة Excel أو CSV لأي فترة وفرع: الفاتورة بمبلغها قبل الضريبة وخصمها وضريبتها وإجماليها وما أُسقط منها بإشعارات دائنة وما دُفع والمتبقي، والدفعة بطريقتها ومبلغها ومن استلمها ومن عكسها وسبب الاسترداد. ويسجّل سجل النشاط، الذي يراه المالك والمدير، دور كل موظف بجانب اسمه وكل ما يفعله المحاسب بالكلمات. أما الزكاة على وعائها فلا يحسبها «عيادتك» — المخصص تقدير على ربح الفترة لا أكثر — ولا يقدّم إقرار ضريبة القيمة المضافة ولا إقرار الزكاة ولا ضريبة الدخل، ولا يُعدّ ميزانية: يعطي محاسبك أرقاماً مضبوطة يبدأ منها، والحساب والإقرار عنده.