تصحيح الفاتورة الصادرة دون كسرها
مريض دُفع عنه أكثر مما يجب، وطبيب أضاف إجراءً بعد إصدار الفاتورة، وشركة تأمين رفضت بنداً واحداً. في كل حالة يبدو تعديل الفاتورة هو الحل الأسرع، وهو الحل الخطأ. هذا الدليل يشرح أي مستند يصحّح أي خطأ، وما يجب أن يحمله، وكيف يصل إلى الهيئة.
ثلاث حالات تتكرر في كل عيادة كل أسبوع: مريض حُسب عليه بند لم يحصل عليه، وطبيب أضاف إجراءً بعد أن صدرت الفاتورة، وشركة تأمين رفضت بنداً واحداً من فاتورتها. وفي كل حالة يبدو الحل الأسرع أن يفتح أحدهم الفاتورة ويعدّل الرقم. هذا هو الحل الذي لا يجوز.
الفاتورة الصادرة مستند سُلّم لطرف آخر ودخل في الحسابات الضريبية للعيادة، وتصحيحها يتم بمستند جديد مرتبط بها: إشعار دائن يُنقصها، أو إشعار مدين يزيدها. هذا الدليل يفصّل ما يذكره دليل الفوترة الإلكترونية للعيادات في سطر واحد.
عن الأنظمة الضريبية
التفاصيل السعودية في هذا الدليل مأخوذة من متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك المنشورة، والقاعدة العامة — أن الفاتورة الصادرة تُصحَّح بمستند لا بتعديل — مشتركة بين أنظمة ضريبة القيمة المضافة في المنطقة. أما المهل والتفاصيل في بلدك فراجعها مع محاسبك.
لماذا لا تُعدَّل الفاتورة الصادرة ولا تُحذف
حين تصدر الفاتورة يحدث أمران لا يمكن التراجع عنهما بتعديلها: يأخذ المريض أو الجهة نسخة منها، وتدخل ضريبتها في إقرار العيادة. تعديل الرقم بعد ذلك يجعل نسخة العيادة تختلف عن نسخة المشتري، ويجعل الإقرار مبنياً على أرقام تغيّرت بصمت. وحذف الفاتورة يترك ثغرة في تسلسل الأرقام، وهي من أول ما يُلاحظ عند المراجعة.
وفي المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية في السعودية يصبح الأمر أشد: كل فاتورة تحمل بصمة الفاتورة التي سبقتها، فالحذف لم يعد ثغرة في دفتر فحسب، بل كسراً في سلسلة لا تُرمَّم بأثر رجعي، كما يشرح دليل المرحلة الثانية للعيادات.
المسودة والفاتورة الصادرة: الخط الفاصل
قبل الإصدار، الفاتورة مسودة: لا رقم لها، ولم تُسلَّم لأحد، ويمكن تعديلها أو التخلي عنها دون أي مستند. قواعد التصحيح كلها تبدأ لحظة الإصدار. ومن هنا نصيحة عملية بسيطة: لا تصدر الفاتورة قبل أن تكتمل الزيارة، فكل بند يُضاف بعد الإصدار يحتاج إشعاراً مديناً، وكل بند يُلغى يحتاج إشعاراً دائناً.
ثلاثة أخطاء، وثلاثة مستندات
| الحالة | المستند | أثره |
|---|---|---|
| الفاتورة كلها خطأ: مريض آخر، أو فاتورة مكررة | إشعار دائن كامل | يلغي الفاتورة كلها بمستند مرتبط بها |
| بند واحد خطأ، أو رفضته شركة التأمين، أو سعره أعلى | إشعار دائن جزئي | يُنقص البند أو جزءاً منه بضريبته |
| إجراء أُضيف بعد الإصدار، أو سعر أقل من الصحيح | إشعار مدين | يضيف المبلغ ويُحصَّل كفاتورة |
| المريض دفع ويجب أن يُرد له مال | عكس الدفعة أو ردّها | يحرّك المال، ولا يغني عن الإشعار إن تغيّرت الفاتورة |
الإشعار المدين خير من فاتورة جديدة للفرق، لأنه يحمل الإشارة إلى الفاتورة الأصلية، فيعرف من يراجعه أن المبلغين زيارة واحدة. والفاتورة الجديدة المستقلة تبدو زيارة ثانية لم تحدث.
الإشعار الدائن لا يردّ المال وحده
هذا أكثر ما يُخلط فيه. الإشعار الدائن يُنقص ما تطلبه الفاتورة، ولا يحرّك ريالاً واحداً. فإن كان المريض قد دفع الفاتورة كاملة ثم أُشعر له ببند، صار له مال عند العيادة يجب أن يُرد إليه أو يُتفق على بقائه رصيداً. والترتيب الذي يمنع الخلط: اعكس الدفعة أو جزءاً منها أولاً حتى يصبح على الفاتورة مبلغ غير مدفوع، ثم أصدر الإشعار في حدود ذلك المبلغ. بهذا يتفق الصندوق والدفتر، ولا يُرد المبلغ نفسه مرتين: مرة بالإشعار ومرة نقداً.
ضريبة الإشعار: بنسبة البند الذي يصحّحه
الإشعار يحمل الضريبة بنسبة البند الذي يصحّحه، لا بنسبة واحدة للفاتورة. فإن صحّح بنداً بنسبة صفرية فلا ضريبة عليه، وإن صحّح بنداً بنسبة 15% حمل ضريبته. مثال: فاتورة لمواطن فيها كشف بـ400 ريال بنسبة صفرية ومنتج بـ80 ريالاً بنسبة 15%، أعاد المريض المنتج:
| المستند | قبل الضريبة | الضريبة | الإجمالي |
|---|---|---|---|
| الفاتورة الأصلية | 480 | 12 | 492 |
| إشعار دائن بالمنتج | 80 | 12 | 92 |
| ما تطلبه الفاتورة بعد الإشعار | 400 | 0 | 400 |
والإشعار يُخفض ضريبة المخرجات في الفترة التي صدر فيها عادةً، لا بتعديل إقرار أُقفل. وفي الفاتورة متعددة النسب تُحسب ضريبة الإشعارات لكل نسبة على حدة، حتى إذا أُشعر بكل البنود لم يبقَ على الفاتورة هللة واحدة.
ما يجب أن يحمله كل إشعار
- رقم خاص به في سلسلة مستقلة عن سلسلة الفواتير، فلا يقطع تسلسلها.
- رقم الفاتورة الأصلية وتاريخها، فالإشعار بلا مرجع لا معنى له.
- سبب الإصدار بجملة واضحة: «بند لم يُقدَّم»، «سعر خاطئ»، «إجراء أُضيف بعد الإصدار».
- البنود المصحَّحة بكمياتها وأسعارها.
- الضريبة لكل نسبة والإجمالي.
- المشتري كما كان في الفاتورة: المريض، أو الجهة باسمها ورقمها الضريبي إن كانت الفاتورة لها.
في السعودية: الإشعارات في المرحلة الثانية
الإشعارات في الفوترة الإلكترونية مستندات إلكترونية كالفواتير: للإشعار الدائن نوعه (381) وللمدين نوعه (383)، والإشارة إلى الفاتورة الأصلية حقل إلزامي فيهما، ويأخذ كل منهما مكانه في السلسلة نفسها. ويتبع الإشعار نوع فاتورته: الإشعار على فاتورة مبسطة لمريض يُبلَّغ عنه خلال 24 ساعة، والإشعار على فاتورة ضريبية قياسية لجهة مسجلة يُعتمد من الهيئة قبل تسليمه، تماماً كالفاتورة.
وللإشعار مهلة إصدار بعد الحدث الذي يستدعيه، والمصادر المنشورة تصفها بخمسة عشر يوماً لكنها تختلف في نقطة بدايتها. لا تجمع التصحيحات لآخر الشهر أو الربع: أصدر الإشعار حين يُعرف الخطأ، وتحقق من المهلة الحالية مع مستشارك.
الأخطاء الأكثر شيوعاً
- حذف الفاتورة أو «إبطالها» بدل إشعار دائن مرتبط بها.
- إصدار فاتورة مصحّحة جديدة دون إشعار على الأولى، فتُحسب الزيارة مرتين في الإيراد والضريبة.
- فاتورة جديدة للفرق بدل إشعار مدين، فتبدو زيارة ثانية لم تحدث.
- الإشعار والردّ النقدي معاً عن المبلغ نفسه، فيُرد للمريض مرتين.
- الإشعار الجزئي بوابة خلفية للخصم: إن كان للخصم حد لكل دور، فيجب أن يشمل الإشعارات الجزئية أيضاً.
- إلغاء فاتورة عليها مطالبة تأمين مفتوحة، فيصل سداد الشركة لاحقاً إلى فاتورة لم تعد موجودة.
كل واحد من هذه الأخطاء يظهر في الأرقام قبل أن يظهر في المراجعة الضريبية: إيراد أعلى مما حُصّل، أو مرتجع لا فاتورة له. وهذا النوع من الفجوات هو ما تكشفه لوحة تسرّب الإيراد. ولما تُسقطه شركة التأمين من فاتورتها طريقة خاصة يشرحها دليل فوترة التأمين وتحمّل المريض.
من يصدر الإشعار
الإشعار الدائن إنقاص لمال العيادة، فيخضع لحدود الخصم نفسها. والإشعار المدين إصدار لمطالبة جديدة، فيحتاج صلاحية إصدار الفاتورة. وفي الحالتين يُكتب السبب، ويراجع المالك الإشعارات أسبوعياً: كثرة الإشعارات الدائنة عند موظف بعينه أو على خدمة بعينها تدل على خلل في التسعير أو في الإصدار. والمصطلحان بتعريفهما المختصر في مسرد المصطلحات.
كيف يتعامل «عيادتك» مع تصحيح الفواتير
في «عيادتك» لا تُعدَّل الفاتورة الصادرة ولا تُحذف. قبل الإصدار هي مسودة بلا رقم، وبعده لا تُصحَّح إلا بإشعارات من صفحتها. إلغاؤها يتطلب سبباً مكتوباً ويُصدر إشعاراً دائناً بكامل الفاتورة برقم من سلسلة مستقلة (CN) يذكر الفاتورة والسبب، ويُرفض ما دامت عليها دفعات (اعكسها أولاً) أو مطالبة تأمين مفتوحة. و«إشعار دائن لجزء من الفاتورة» يُنقص بنداً أو جزءاً منه بضريبة البند نفسه، فينقص ما تطلبه الفاتورة ورصيد المريض والتقارير والبوابة والأقساط غير المدفوعة بمثله؛ ولا يتجاوز الإشعار المبلغ غير المدفوع، فالمال المدفوع يُرد بعكس الدفعة أولاً، وحد الخصم لكل دور يحسب الخصم والإشعارات الجزئية معاً. والإشعار المدين — لإجراء أُضيف أو سعر صُحح — يأخذ رقماً مستقلاً (DN) ويحتاج صلاحية إصدار الفاتورة ويحمل ضريبة كل بند ويُحصَّل كالفاتورة. ويحفظ الإشعار المشتري كما كان في الفاتورة — الجهة باسمها ورقمها الضريبي — ويعرض الضريبة لكل نسبة. وفي العيادات السعودية المربوطة بالمرحلة الثانية تُرسل الإشعارات الدائنة والمدينة إلى الهيئة كالفواتير: الإشعار على فاتورة مبسطة يُبلَّغ عنه، والإشعار على فاتورة قياسية لشركة تأمين أو جهة لا يُطبع إلا بعد اعتماده.
كل تصحيح بمستنده الصحيح
إشعار دائن كامل أو جزئي بضريبة البند، وإشعار مدين برقمه، وإرسالهما إلى الهيئة في المرحلة الثانية — دون تعديل فاتورة صادرة أو حذفها.
اطّلع على الميزات