كم سنة يجب أن تحتفظ عيادتك بسجلات المرضى؟
«احذف بياناتي» و«احتفظ بالسجل عشر سنوات» أمران يصدران من جهتين مختلفتين، وكلاهما ملزم. هذا الدليل يجمع المدة الإلزامية لكل دولة نخدمها في جدول واحد، ويشرح أيّ الطلبين يسبق الآخر ومتى، وكيف تردّ على مريض يطلب الحذف قبل انتهاء المدة دون أن تخالف أياً من الجهتين.
سؤالان يصلان مكتب مدير العيادة في الأسبوع نفسه أحياناً: مريض يطلب حذف بياناته كاملة، ومفتّش يسأل عن ملف زيارة جرت قبل سبع سنوات. الطلبان مشروعان، وكلاهما ملزم، ولا يمكن تنفيذهما معاً. والفرق بين عيادة تعرف ماذا تفعل وأخرى ترتجل هو رقم واحد: المدة الإلزامية للاحتفاظ في بلدها.
هذا الدليل يجمع ذلك الرقم لكل دولة نخدمها، ويشرح الحالة التي يتقدّم فيها واجب الحفظ على حق المحو — وهي الحالة الأكثر شيوعاً وأقلّها فهماً.
المدة الإلزامية لكل دولة
انتبه إلى ما تُحسب منه المدة، فهذا فرق يُغفل كثيراً. إن كانت تُحسب من تاريخ كل زيارة، فمريض زارك عام 2016 ثم عاد عام 2024 لديه سجلّان بتاريخَي انتهاء مختلفين. أما القانون الإماراتي فيحسب الخمس والعشرين سنة من آخر إجراء للمريض، فيبقى ملفه كله ما دام يعود. تحقّق من طريقة الحساب في قواعد بلدك.
| الدولة | الحد الأدنى | ملاحظة |
|---|---|---|
| السعودية | 10 سنوات | تشمل سجلات الأسنان |
| الإمارات | 25 سنة | لكل السجلات، من آخر إجراء للمريض — الأطول في المنطقة |
| مصر | 15 سنة | الأطول بعد الإمارات |
| الكويت وقطر والبحرين | 10 سنوات | تحقّق من وزارتك |
| الأردن وعُمان ولبنان | 10 سنوات | تحقّق من وزارتك |
| المغرب وتونس والعراق | 10 سنوات | تحقّق من وزارتك |
| ليبيا واليمن | 10 سنوات | لا تنظيم صريح؛ يُطبَّق الحد الافتراضي |
الإمارات حالة خاصة
خمس وعشرون سنة لكل سجل صحي، لا عشر، تُحسب من آخر إجراء للمريض بحسب القانون الاتحادي رقم 2 لسنة 2019. عيادة في دبي حذفت سجلاً عمره اثنتا عشرة سنة استناداً إلى قاعدة العشر سنوات الشائعة في المنطقة تكون قد خالفت، ولن يظهر الخطأ إلا يوم يُطلب الملف. إن كان نظامك لا يعرف بلدك فهو لا يستطيع حمايتك من هذا.
متى يسبق الاحتفاظ حقَّ المحو
قوانين حماية البيانات في المنطقة — ومنها نظام حماية البيانات الشخصية السعودي — تمنح الشخص حق طلب محو بياناته. أما في الإمارات فتخضع البيانات الصحية في الأساس لقانونها الخاص لا لقانون حماية البيانات العام، فتحقّق أيهما ينطبق على الطلب. وحيثما وُجد هذا الحق فهو مقيّد بالالتزامات النظامية الأخرى: إن كان القانون يوجب عليك الاحتفاظ، فالاحتفاظ يتقدّم، ولا يكون رفضك مخالفة بل امتثالاً لقاعدة أعلى.
وهذا لا يعني أن الطلب يُهمَل. الردّ الصحيح ثلاثة أجزاء: ما الذي لا يمكن حذفه، ولماذا، ومتى يصبح قابلاً للحذف. والجزء الثالث هو ما يقنع المريض غالباً — تاريخ محدد أفضل من «لا نستطيع».
- افصل السجل الطبي عن غيره. ملف الزيارة والتشخيص والوصفة داخل المدة الإلزامية؛ أما تفضيلات التسويق وبيانات التواصل غير اللازمة للسجل فليست كذلك، وتُحذف فوراً عند الطلب.
- احسب تاريخ الانتهاء كما تحسبه قاعدة بلدك — من تاريخ كل زيارة، أو من آخر إجراء للمريض كما في الإمارات — لا من اليوم.
- وثّق الرفض الجزئي وسببه في سجل التدقيق. الطلب الذي رُفض بلا أثر مكتوب هو الذي يصعب الدفاع عنه لاحقاً.
- أخبر المريض بالتاريخ الذي يصبح فيه سجله قابلاً للحذف، وبما حُذف بالفعل اليوم.
ماذا يحدث عند إغلاق العيادة أو تغيير النظام
إنهاء الاشتراك مع مزوّد البرنامج لا يُنهي التزامك أمام وزارة الصحة. السجل الذي يجب حفظه عشر سنوات يجب حفظه عشر سنوات سواء بقيت على النظام أو غادرته، وهذا يجعل سؤالاً واحداً جوهرياً قبل أن تشترك في أي نظام: هل أستطيع إخراج بياناتي كاملة، بصيغة أقرؤها بعد سنوات، دون رسوم ودون طلب؟
إن كان الجواب لا، فأنت لا تشتري برنامجاً بل ترهن أرشيفك. راجع دليل نقل البيانات بين الأنظمة قبل التوقيع لا بعده.
ما الذي نفعله نحن
في «عيادتك» لا تُحذف السجلات الطبية ولا مستندات المريض من داخل النظام، ويُحمى كل منها مدةً لا تقل عن الحد الأدنى في بلدك — تُحسب من تاريخ كل زيارة أو رفع مستند، وتُحفظ صور الأشعة خمساً وعشرين سنة — ولا يُحذف شيء تلقائياً حين تنتهي المدة. ونحتفظ ببيانات العيادة ما دام حسابها قائماً، حتى بعد انتهاء الوصول، لتعود إليها أو تأخذها، ونحذفها حين تطلب العيادة ذلك كتابةً، خلال 90 يوماً من الطلب، إلا ما يُلزمنا القانون بحفظه. وتصدير السجلات الأساسية — المرضى والمواعيد وملاحظات الزيارات والوصفات والفواتير وغيرها — بصيغة CSV أو Excel متاح في أي وقت، بلا طلب وبلا رسوم.
ثلاثة أخطاء متكررة
- افتراض طريقة حساب واحدة. بعض القواعد تحسب من كل زيارة، والقانون الإماراتي من آخر إجراء للمريض؛ والحساب الخاطئ يحذف مبكراً أو يحتفظ أطول من اللازم.
- الاعتماد على النسخة الاحتياطية وحدها. النسخة التي لا تستطيع استعادة سجل واحد منها بسرعة ليست أرشيفاً، بل تأمين ضد الكارثة فقط.
- حذف المرفقات دون السجل. الأشعة والصور والتقارير جزء من الملف الطبي، ولا يُنقص حجمُها من صفتها.
المدد أعلاه هي ما يطبّقه النظام، وقد بنيناها على قواعد وزارات الصحة كما نفهمها. لكن التعميمات تُعدَّل، والتخصصات الدقيقة قد تخضع لقواعد إضافية — تحقّق من جهتك التنظيمية قبل أن تبني عليها قراراً لا رجعة فيه، فنحن معالج بيانات لا مستشار قانوني.
سجل لا يستطيع أحد محوه قبل موعده
تعرف «عيادتك» المدة الإلزامية لبلدك وتحمي كل سجل طبي ومستند من الحذف طوالها على الأقل، ويبيّن سجل النشاط — الذي لا يُعدَّل ولا يُحذف — من فتح ماذا ومن عدّله. وفي صفحة «حماية البيانات» تُسجَّل طلبات المرضى للاطلاع على بياناتهم أو تصحيحها أو حذفها، بتاريخ استحقاق الرد على كل منها وما أُبلغ به المريض عند إغلاقه.
جرّب 7 أيام مجاناً